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中小企業におけるマイナンバー対応実務のポイント

老齢厚生年金支給停止解除、雇用保険助成金や補助金情報と異なり、マイナンバー対応は、きちんとやったからといって、会社の利益に直接結びつくものではではありません。


本来役所がやるべき仕事を民間企業に押し付けられているような感もあり、経営者様としては、どうしても後回しになってしまう傾向もあると思います。


ですが、いよいよ実施されることとなってしまいました。
10月からは、社員さんへのマイナンバー通知も始まっています。


しかし、中小企業や小規模企業様の場合、一般論ではなく実際のところウチの会社の場合は最低限何をすればよいのか、そろそろ確認しておく必要があるかな、とお感じのところではないでしょうか。


細かなことはさておき、マイナンバー対応で企業が最低限行うべきことのポイントを要約すれば、次の三つとなります。


1.従業員等からマイナンバーを取得する。
2.マイナンバーが漏えいしないように大切に保管する。
3.マイナンバー取扱担当者を限定し、雇用保険・社会保険・税務関係の書類に
  番号を正確に記載する。


要約してしまえばこれだけのことなのですが、システム導入、規程作成については現在様々な情報が溢れています。


しかし、システム導入や規程作成は決して目的ではなくて、上記の3つのポイントをきちんと実施していくための手段にすぎません。


そして、上記3つのポイントをきちんと実施していくためには、システム・規程の整備だけではなく、それ以上に、社員のマイナンバーに対する意識を統一しておくことも重要となります。

今年の日本年金機構の情報流出事件でも、システム・規程はしっかりしていても、重要な情報を含んだファイルにパスワードを掛けるという決め事を守る意識を組織、職員全員が持っていなかったことも原因となって、大量の個人情報が漏れてしまった
わけです。


つまり、システム・規程だけではなく、社員のマイナンバーを守る、という組織作り・
風土づくり・ルール作り等社員教育面での準備も大変大事なわけですね。

 

貴社オリジナルのマイナンバー管理運用体制を構築しましょう

それでは、貴社の場合に具体的にどのような管理運用体制を採ればよいの

でしょうか。


残念ながら、どんな会社にも100%あてはまる完璧な方法はありません。


マイナンバーの管理運用体制には、各社の業務フローに応じて28ものパターンが考えられるからです。
(自社内で全ての事務を行っておられる企業の場合で11パターン。社労士事務所や税理士事務所等外部に事務を委託されている企業の場合で17パターン。)


業務フローのパターンにより、業務のどこにマイナンバー漏えいのリスク(危険)が潜んでいるかが変わってきます。


貴社の現在の業務フローがどのパターンに該当するかをきちんと把握してから、どこにどんなリスクが潜んでいるか、情報漏えいの可能性をできるだけ減らすためにはどこをどう改善すればよいかを具体的に検討し、社内の統一方針として決定・周知・教育することが重要となります。


どのパターンがよくて、どのパターンが悪いということではありません。


現状がどのパターンだから、それに対する対処をしましょう、というお話ですね。


例えば、マイナンバー管理システムを導入し、マイナンバー管理システムと連動した業務システムを使用して自社内で全ての事務を行っており、届出を電子申請で行っているというパターンですと、最も情報漏えいの危険が少ないパターンといえます。


しかし、その場合でも、例えば健康保険組合への届出だけは紙の書類を持参している、ということですと、提出の過程でマイナンバーが記載された書類を紛失するリスクも残ってしまうこととなります。



また、マイナンバーを紙で自社内に保管し、自社内で全ての事務を行い、事務員さんが届出書を記載して年金事務所に持参するというケースならどうでしょうか。


一般にマイナンバーを取り扱う人の数をできるだけ減らした方が、マイナンバー漏えいのリスクは少なくなりますよね。


ところが、マイナンバーを取り扱える人を、例えば役員様だけ(小規模事業所の場合)、あるいは、総務部長さんや経理部長さんだけ(中規模事業所の場合)などと限定した場合、どのようなことが起こるでしょうか。


もし、本当にできるだけ危険を減らそうとすると、次のような極めて面倒な業務の流れとなってしまいます。


1.社員の入退社に関する届出書を事務担当社員が作成する。
2.マイナンバーを記載した紙を保管してある金庫をマイナンバー取扱責任者
 (社長や総務部長・経理部長)が開けて、事務担当社員から受け取った届出
  書にマイナンバーを記載する。
3.記載したマイナンバーが事務担当社員に見えないように届出書を封入し、
  鍵付のアタッシュケースに入れて、事務担当社員に渡す。
4.事務担当社員がタクシーに乗って年金事務所に持参する。


ちょっと現実的には難しいですよね。

鍵付のアタッシュケース、タクシーなどというと、大げさなように聞こえるかもしれません。


しかし、現在でも、採用関連事業会社の社員さんが個人情報の記載された書類を外部に持ち出す場合などは、実際に当たり前のようにそのような対応をされているそうです。


以上のように、自社での現在の業務フローとそこに潜むリスクを逐一確認していくことで、マイナンバーを取り扱う人の範囲をどこまで限定するかとか、書留郵便や電子申請の活用に切り替えること等、自社の場合に検討すべき点が具体的に見つかるわけですね。


 

中小企業のマイナンバーを守る会が設立されました。

マイナンバー制度対応の遅れにお悩みの中小企業様をご支援するために、一般社団法人DCAPマネジメント協会の「マイナンバー管理運用コンサルタント」(10月1日現在全国に14名おります)が集まって、「中小企業のマイナンバーを守る会」が設立されました。


奥野も「マイナンバー管理運用コンサルタント」の一人として所属しております。

 

マイナンバーセミナーのご用命はお気軽にどうぞ

現在、法人団体、経済団体、協同組合等からのマイナンバー対応セミナー講師のご依頼に対応しております。

同様のセミナーを「中小企業のマイナンバーを守る会」の
「マイナンバー管理運用コンサルタント」が、8月19日に岩手県中小企業団体中央会様にて開催された「マイナンバー対応セミナー」でも講師を担当いたしました。

当日ご参加者数は約100名で、
『きちんとした体制を整備するまで社員のマイナンバーを集めてはいけない』
『小規模な会社ではシステムを導入する必要はない。』
等、一般的な書籍やセミナーではあまり語られることのない、実務的なマイナンバー管理運用についての講演の後、個別相談会も実施されました。


その他、某建設業協同組合様、某協同組合様、某商工会様等多くの団体様から、セミナーのご依頼をいただいております内容です。


社長様の所属されている団体様でも同様のセミナーをご希望でしたら、是非ご用命下さい。


奥野等「マイナンバー管理運用コンサルタント」が講師として伺います。


開催時間や講師料等各団体様の規定に基づき柔軟に対応が可能ですので、お気軽にご相談ください。

 

マイナンバー対応パーフェクトマニュアルの
ご注文はこちら

中小企業における、自社オリジナルのマイナンバー管理運用体制の構築に役立つ、
マイナンバー対応パーフェクトマニュアル(一般社団法人DCAPマネジメント協会監修。価格98,000円(税別))をご紹介いたします。


・テキスト(A4版フルカラー111ページ両面印刷)
・解
説DVD(3枚、約175分)
ガイダンス、安全管理措置、
管理運用体制構築10ステップ(1.プロジェクトチーム発足→2.ガイドラインの理解→3.基本方針の確認→4.対象となる業務の確認→5.取扱い業務フロー分析→6.リスク分析・リスク対応→7.取扱いルール策定→8.管理運用体制の確定→9.取扱規程の作成→10.社員説明会
・書式・規程集CD-ROM(1枚)
基本方針、対象業務の洗い出しシート、業務フロー図サンプル、リスク分析・リスク対応表、特定個人情報管理簿、特定個人情報取扱規程、誓約書、委託先チェックリスト、行政発行資料32種類


マイナンバー対応パーフェクトマニュアルのご注文は、以下のFAXお申込み用紙に必要事項をご記入の上、03-6800-5654(中小企業のマイナンバーを守る会)宛ご送信下さい。

 

なお、本マニュアルに準拠したマイナンバー対応の仕組みづくりのため、奥野が貴社を訪問してお手伝いすることもできます。
1.おためしコンサルティング(導入企画)5万円(消費税別)
2.1回2時間程度×5回の本格コンサルティング・合計60万円(消費税別)

 

中小企業のマイナンバーを守る会 
一般社団法人DCAPマネジメント協会認定 マイナンバー管理運用コンサルタント 
奥野文夫(社会保険労務士)


 

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所長の奥野です。

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